REGULAMIN FORUM MIĘSNE TECHNOLOGIE 2020

 

1. Postanowienia ogólne

   1. Konferencja Forum Mięsne Technologie 2020, zwana w dalszej części regulaminu – Forum, odbywa się w dniach 28-30 kwietnia 2020 roku w Janowie Podlaskim.
   2. Oficjalnym językiem konferencji jest język polski.
   3. Organizatorem Forum jest firma WOMAT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Mikołowie 43-190, ul. Waryńskiego 17.
   4. Dane korespondencyjne Organizatora: WOMAT SP. Z O.O.  Elsnera 55a, 43-190, Mikołów.
   5. Oficjalny, obowiązujący do realizowania zgłoszeń, ustalania szczegółów i pomocy rejestrującym adres mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
   6. Przepisy niniejszego regulaminu obowiązują wszystkich jego Uczestników.
   7. Zamówienie - dokument zgłoszenia zawierający szczegółowe informacje o wybranych opcjach, pakietach, zgłoszonych osobach i noclegach wraz z cenami  przesłany przez organizatora lub pobrany z oficjalnej strony forum.
      
      
      

2. Warunki Uczestnictwa

   1. Uczestnik zobowiązany jest wypełnić czytelnie zamówienie oraz przesłać je w formie elektronicznej lub pocztą do Organizatora.
   2. Zamówienie podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania danego podmiotu i podpisywania umów w jej imieniu.
   3. Uczestnik dokonuje wpłaty 100% wartości brutto kosztów udziału (wynikającej z wystawionej proformy lub potwierdzenia uczestnictwa) w terminie określonym w zamówieniu.
   4. Podpisanie zamówienia jest równoznaczne z zawarciem umowy na uczestnictwo w Forum przez Uczestnika i oznacza akceptację warunków określonych w regulaminie. 
   5. Zaksięgowana wpłata na podstawie Faktury VAT lub faktury proforma jest warunkiem koniecznym do zarezerwowania i zagwarantowania uczestnictwa w Forum.
   6. Organizator ma prawo nie dopuścić uczestnika do udziału w konferencji w przypadku, gdy nie uiścił on opłat za udział w konferencji w terminach określonych przez Organizatora.
   7. Uczestnik po przybyciu na miejsce konferencji powinien zarejestrować się w recepcji hotelu.
      
      
      

3. Ceny i warunki płatności

   1. Ceny za uczestnictwo oraz opcje i usługi dodatkowe przedstawione są w cenniku uczestnictwa lub ustalane są z przedstawicielem organizatora i zatwierdzone zostają fakturą proforma. 
   2. Domyślnie płatnikiem faktury jest Uczestnik Forum.
   3. W przypadku gdy płatnikiem faktury nie jest Uczestnik, wówczas Uczestnik jest zobowiązany poinformować o tym Organizatora, załączając wszelkie dane niezbędne do wystawienia faktury, zgodnie z przepisami prawa podatkowego
   4. Faktury wystawiane są w terminie do 7 dni roboczych od daty wpłynięcia należności.
   5. Wszelkie płatności dokonywane są wyłącznie bezgotówkowo na rachunek bankowy Organizatora podany w potwierdzeniu uczestnictwa.
   6. Koszt noclegu i dojazdu uczestnik pokrywa we własnym zakresie, chyba że w konkretnej ofercie jest wyraźnie zaznaczona inna opcja.
   7. Uczestnik pokrywa koszty związane z korzystaniem z dodatkowych atrakcji, usług hotelowych jak usługi SPA, room serwis, dodatkowe posiłki inne świadczone przez Hotel usługi.
   8. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Forum w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
   9. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Forum, Organizator obciąża Uczestnika:
      1. 100% kosztów udziału w przypadku zgłoszenia rezygnacji Uczestnika z udziału w Forum w okresie do 14 kwietnia 2020 roku.
      2. 60% kosztów udziału w przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Forum w okresie  do 14 marca 2020 roku.

4. Reklamacje

   1. Reklamacje dotyczące kosztów udziału należy zgłaszać pisemnie w terminie do 7 dni od daty uiszczenia należności.
   2. Reklamacje dotyczące organizacji i przebiegu Forum powinny być zgłaszane Organizatorowi niezwłocznie w trakcie jego trwania, aby ich zasadność mogła być weryfikowana na bieżąco i potwierdzona w formie pisemnej, nie później niż w terminie 2 dni od daty zakończenia Forum.
   3. Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
   4. Wszelkie reklamacje uczestników konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym na adres korespondencyjny Organizatora.
   5. Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
      
      

5. Materiały reklamowe i ekspozycyjne

   1. Materiały reklamowe mogą być kolportowane przez Wystawcę wyłącznie na jego stoisku bądź za pośrednictwem Organizatora.
   2. Umieszczanie dodatkowych urządzeń lub produktów ekspozycyjnych, plakatów reklamowych, dekoracji i innych elementów reklamowych poza stoiskiem wymaga zezwolenia Organizatora po uprzednim pisemnym zgłoszeniu i uzyskaniu jego zgody oraz dodatkowej opłacie ustalanej indywidualnie z Organizatorem.
   3. Wszelki udział, reklama i prezentacja firm trzecich musi być wcześniej uzgodniony z Organizatorem.

6. Wizytówka uczestnika

   1. Informacje w formie wizytówek umieszczone będą na podstronie Forum i będą zawierały treści dostarczone przez Uczestnika.
   2. Dane i informacje mogą zostać zmienione lub usunięte na wniosek Uczestnika.
   3. Dane umieszczone na wizytówce uczestnika będą ogólnie dostępne zarówno dla Uczestników Forum, jaki i innych użytkowników serwisu. 

7. Odpowiedzialność za przekaz

   1. Organizator konferencji nie ponosi odpowiedzialności za formę i instrumenty przekazu marketingowego, który wystawca kieruje do osób przebywających w pomieszczeniach przeznaczonych pod powierzchnie wystawiennicze. 

8. Rejestracja video, zdjęcia i marketing

   1. Organizator konferencji jest uprawniony do wykonywania zdjęć/nagrań video/nagrań dźwiękowych w czasie konferencji, wykorzystywania ich oraz rozpowszechniania do celów marketingowych i reklamowych.
   2. Prawa autorskie do zdjęć/nagrań video/nagrań dźwiękowych określonych w  ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, przysługują Organizatorowi.
   3. Zdjęcia/nagrania video/nagrania dźwiękowe, o których mowa w ww. ustawie nie będą naruszały prawa do wizerunku, tzn. będą wykonywane oraz rozpowszechniane w warunkach niewymagających zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, o których mowa w art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
   4. Organizator może również utrwalać przebieg imprezy dla celów dokumentacji lub dla celów reklamowo-promocyjnych Organizatora.
   5. Organizator może korzystać z takiego nagrania lub jego fragmentu, w tym przedstawiającego wizerunek Uczestnika lub innej osoby przebywającej na terenie imprezy, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, bez konieczności zapłaty wynagrodzenia za korzystanie z wizerunku, na wszelkich polach eksploatacji, w tym na polach eksploatacji określonych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności poprzez jego utrwalanie, zwielokrotnianie, obrót oraz rozpowszechnianie.
   6. Poprzez zgłoszenie uczestnictwa w forum Uczestnik wyraża zgodę na publikację jego wizerunku. 

9. Warunki prezentacji

   1. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia w programie konferencji  prezentacji oraz uczestnictwa firmy, jeśli prezentacja jest niezgodna z tematem, nie jest możliwa do przedstawienia w przewidzianym czasie lub jej treść zostanie uznana za nieodpowiednią przez komisję i kolegium redakcyjne.
   2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany kolejności wystąpień.
   3. Prezentacja nie może zawierać elementów naruszających prawa osób trzecich lub mogących stanowić czyny nieuczciwej konkurencji.
   4. Zgłoszony czas prezentacji nie może być przekraczany, a Organizator zastrzega sobie możliwość przerwania prezentacji po upływie przeznaczonego na nią czasu.
   5. Czas rozpoczęcia prezentacji odnotowywany i kontrolowany jest przez Organizatora.
   6. Sprzęt techniczny, przy pomocy którego prezentacja będzie przeprowadzona, powinien być sprawdzony w przerwie poprzedzającej wystąpienie.
   7. Wszelkie dodatkowe elementy promocji firmy w trakcie prezentacji muszą być wcześniej uzgodnione z Organizatorem.
   8. Wszelki udział, reklama i prezentacja firm trzecich w trakcie prezentacji muszą być wcześniej uzgodnione z Organizatorem.
   9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie stanowiące własność prezentera.
      
      

10. Odpowiedzialność

    1. Organizator ma prawo obciążyć uczestnika kosztami zastępczego przeprowadzenia prelekcji w kwocie 3000 zł netto w wypadku gdy uczestnik, prelegent zrezygnuje z wystąpienia bez poinformowania organizatora co najmniej na dwa tygodnie przed konferencją.
    2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość danych zamieszczonych w imieniu uczestnika.
    3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść materiałów i formę przekazu przedstawione przez uczestników/ partnerów.
    4. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z forum jak i poza nimi.
    5. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas konferencji.
    6. Organizator nie odpowiada za treść materiałów reklamowych partnerów i uczestników związanych z konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
    7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób lub ubytki, uszkodzenia i zniszczenia eksponatów podczas Forum.
    8. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, eksplozją, zalaniem, przerwą w dostawie wody, uderzeniem pioruna i innymi tego typu przyczynami, a także innymi działaniami, którym można przypisać określenie siły wyższej.
    9. Uczestnik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Organizatora o powstałym wypadku lub zaistnieniu innej szkody.
    10. W przypadku odwołania Forum z winy organizatora, Organizator zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Uczestników oraz zwrotu należności.
    11. W przypadku przesunięcia terminu Forum z winy Organizatora, Organizator zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Uczestników oraz zwrotu należności w przypadku otrzymania rezygnacji Uczestnika z udziału w forum w związku z przesunięciem terminu jego odbycia.
    12. W przypadku, gdy konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od organizatora, lub zostanie zmieniony jej termin uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu poniesionych kosztów.
    13. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne nieporozumienia wynikłe ze spotkań Networkingowych pomiędzy uczestnikami. 

11. Dane osobowe

    1. Organizator zastrzega sobie prawo do przetwarzania danych na potrzeby konferencji przez organizatora oraz partnerów.
    2. Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. 2018, pozycja 1000.) Organizator konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom, za wyjątkiem partnerów organizacyjnych.
    3. Uczestnicy konferencji wyrażają zgodę na udostępnienie swoich danych osobowych (imię, nazwisko, stanowisko oraz nazwa firmy/instytucji i służbowe dane kontaktowe) w materiałach konferencyjnych oraz imiennym identyfikatorze konferencyjnym oraz liście uczestników spotkania, udostępnionych innym uczestnikom obrad. 

12. Warunki wystawienia stoiska

    1. Przestrzenie przeznaczone pod powierzchnie wystawiennicze dla firm dostawców będą wydzielone przez organizatora poza pomieszczeniem przeznaczonym na części prezentacyjne i bankietowe Forum.
    2. O umiejscowieniu stoiska decyduje Organizator. 
    3. Organizator udostępnia stoisko lub powierzchnię wystawienniczą w celu jego wykonania w terminie uzgodnionym indywidualnie z wystawcą.
    4. Wystawca jest zobowiązany do przygotowania stoiska oraz jego demontażu w czasie wyznaczonym przez Organizatora.
    5. W przypadku gdy stoisko jest niestandardowe – jego projekt należy przedstawić Organizatorowi i uzgodnić szczegóły.
    6. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany lokalizacji stoiska, jeżeli przydzielone miejsce nie spełnia warunków technicznych projektu lub jego realizacja jest niezgodna z przepisami BHP i PPOŻ.
    7. Organizator zastrzega sobie wyłączne prawo do zagospodarowania zewnętrznych ścian stoiska jeżeli takowe będą.
    8. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy zezwolenia instalowania eksponatów, które uzna za niebezpieczne bądź uciążliwe.
    9. Wszelki udział, reklama i prezentacja firm trzecich w obrębie stoiska muszą być wcześniej uzgodnione z Organizatorem.
    10. Lista eksponatów wartościowych, prezentowanych na stoiskach, powinna być zgłoszona do Organizatora przed rozpoczęciem Forum.
    11. Eksponaty wartościowe powinny być zabezpieczone przez Wystawcę bądź przekazane do depozytu Organizatora.
    12. Eksponaty nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, pokazy sprzętu nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się Uczestników i zwiedzających.
    13. Za zaginione i nie zgłoszone pisemnie przed rozpoczęciem imprezy oraz nie przekazane do depozytu eksponaty, Organizator nie ponosi odpowiedzialności. 

13. Postanowienia końcowe

    1. Administrator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w Regulaminie.Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń uzgodnionych między Uczestnikiem a Organizatorem oraz przyjętych ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w tym zakazu podawania osobom w stanie nietrzeźwości napojów alkoholowych, a w przypadku gdy swoim zachowaniem dają powód do zgorszenia w miejscu publicznym, znajdują się w okolicznościach zagrażających ich życiu lub zdrowiu albo zagrażają życiu lub zdrowiu innych osób do powiadomienia właściwych organów porządku publicznego.
    2. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w konferencji, których nie uda się rozstrzygnąć metodami polubownymi będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.