Konferencja Forum Mięsne Technologie 2020, zwana w dalszej części regulaminu – Forum, odbywa się w dniach 28-30 kwietnia 2020 roku w Janowie Podlaskim.
- Oficjalnym językiem konferencji jest język polski.
- Organizatorem Forum jest firma WOMAT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Mikołowie 43-190, ul. Waryńskiego 17.
- Dane korespondencyjne Organizatora: WOMAT SP. Z O.O. Elsnera 55a, 43-190, Mikołów.
- Oficjalny, obowiązujący do realizowania zgłoszeń, ustalania szczegółów i pomocy rejestrującym adres mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
- Przepisy niniejszego regulaminu obowiązują wszystkich jego Uczestników.
- Zamówienie - dokument zgłoszenia zawierający szczegółowe informacje o wybranych opcjach, pakietach, zgłoszonych osobach i noclegach wraz z cenami przesłany przez organizatora lub pobrany z oficjalnej strony forum.
-
Warunki Uczestnictwa
- Uczestnik zobowiązany jest wypełnić czytelnie zamówienie oraz przesłać je w formie elektronicznej lub pocztą do Organizatora.
- Zamówienie podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania danego podmiotu i podpisywania umów w jej imieniu.
- Uczestnik dokonuje wpłaty 100% wartości brutto kosztów udziału (wynikającej z wystawionej proformy lub potwierdzenia uczestnictwa) w terminie określonym w zamówieniu.
- Podpisanie zamówienia jest równoznaczne z zawarciem umowy na uczestnictwo w Forum przez Uczestnika i oznacza akceptację warunków określonych w regulaminie.
- Zaksięgowana wpłata na podstawie Faktury VAT lub faktury proforma jest warunkiem koniecznym do zarezerwowania i zagwarantowania uczestnictwa w Forum.
- Organizator ma prawo nie dopuścić uczestnika do udziału w konferencji w przypadku, gdy nie uiścił on opłat za udział w konferencji w terminach określonych przez Organizatora.
- Uczestnik po przybyciu na miejsce konferencji powinien zarejestrować się w recepcji hotelu.
-
Ceny i warunki płatności
- Ceny za uczestnictwo oraz opcje i usługi dodatkowe przedstawione są w cenniku uczestnictwa lub ustalane są z przedstawicielem organizatora i zatwierdzone zostają fakturą proforma.
- Domyślnie płatnikiem faktury jest Uczestnik Forum.
- W przypadku gdy płatnikiem faktury nie jest Uczestnik, wówczas Uczestnik jest zobowiązany poinformować o tym Organizatora, załączając wszelkie dane niezbędne do wystawienia faktury, zgodnie z przepisami prawa podatkowego
- Faktury wystawiane są w terminie do 7 dni roboczych od daty wpłynięcia należności.
- Wszelkie płatności dokonywane są wyłącznie bezgotówkowo na rachunek bankowy Organizatora podany w potwierdzeniu uczestnictwa.
- Koszt noclegu i dojazdu uczestnik pokrywa we własnym zakresie, chyba że w konkretnej ofercie jest wyraźnie zaznaczona inna opcja.
- Uczestnik pokrywa koszty związane z korzystaniem z dodatkowych atrakcji, usług hotelowych jak usługi SPA, room serwis, dodatkowe posiłki inne świadczone przez Hotel usługi.
- Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Forum w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
- W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Forum, Organizator obciąża Uczestnika:
- 100% kosztów udziału w przypadku zgłoszenia rezygnacji Uczestnika z udziału w Forum w okresie do 14 kwietnia 2020 roku.
- 60% kosztów udziału w przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Forum w okresie do 14 marca 2020 roku.
-
Reklamacje
- Reklamacje dotyczące kosztów udziału należy zgłaszać pisemnie w terminie do 7 dni od daty uiszczenia należności.
- Reklamacje dotyczące organizacji i przebiegu Forum powinny być zgłaszane Organizatorowi niezwłocznie w trakcie jego trwania, aby ich zasadność mogła być weryfikowana na bieżąco i potwierdzona w formie pisemnej, nie później niż w terminie 2 dni od daty zakończenia Forum.
- Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
- Wszelkie reklamacje uczestników konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym na adres korespondencyjny Organizatora.
- Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
-
Materiały reklamowe i ekspozycyjne
- Materiały reklamowe mogą być kolportowane przez Wystawcę wyłącznie na jego stoisku bądź za pośrednictwem Organizatora.
- Umieszczanie dodatkowych urządzeń lub produktów ekspozycyjnych, plakatów reklamowych, dekoracji i innych elementów reklamowych poza stoiskiem wymaga zezwolenia Organizatora po uprzednim pisemnym zgłoszeniu i uzyskaniu jego zgody oraz dodatkowej opłacie ustalanej indywidualnie z Organizatorem.
- Wszelki udział, reklama i prezentacja firm trzecich musi być wcześniej uzgodniony z Organizatorem.
-
Wizytówka uczestnika
- Informacje w formie wizytówek umieszczone będą na podstronie Forum i będą zawierały treści dostarczone przez Uczestnika.
- Dane i informacje mogą zostać zmienione lub usunięte na wniosek Uczestnika.
- Dane umieszczone na wizytówce uczestnika będą ogólnie dostępne zarówno dla Uczestników Forum, jaki i innych użytkowników serwisu.
-
Odpowiedzialność za przekaz
- Organizator konferencji nie ponosi odpowiedzialności za formę i instrumenty przekazu marketingowego, który wystawca kieruje do osób przebywających w pomieszczeniach przeznaczonych pod powierzchnie wystawiennicze.
-
Rejestracja video, zdjęcia i marketing
- Organizator konferencji jest uprawniony do wykonywania zdjęć/nagrań video/nagrań dźwiękowych w czasie konferencji, wykorzystywania ich oraz rozpowszechniania do celów marketingowych i reklamowych.
- Prawa autorskie do zdjęć/nagrań video/nagrań dźwiękowych określonych w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, przysługują Organizatorowi.
- Zdjęcia/nagrania video/nagrania dźwiękowe, o których mowa w ww. ustawie nie będą naruszały prawa do wizerunku, tzn. będą wykonywane oraz rozpowszechniane w warunkach niewymagających zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, o których mowa w art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
- Organizator może również utrwalać przebieg imprezy dla celów dokumentacji lub dla celów reklamowo-promocyjnych Organizatora.
- Organizator może korzystać z takiego nagrania lub jego fragmentu, w tym przedstawiającego wizerunek Uczestnika lub innej osoby przebywającej na terenie imprezy, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, bez konieczności zapłaty wynagrodzenia za korzystanie z wizerunku, na wszelkich polach eksploatacji, w tym na polach eksploatacji określonych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności poprzez jego utrwalanie, zwielokrotnianie, obrót oraz rozpowszechnianie.
- Poprzez zgłoszenie uczestnictwa w forum Uczestnik wyraża zgodę na publikację jego wizerunku.
-
Warunki prezentacji
- Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia w programie konferencji prezentacji oraz uczestnictwa firmy, jeśli prezentacja jest niezgodna z tematem, nie jest możliwa do przedstawienia w przewidzianym czasie lub jej treść zostanie uznana za nieodpowiednią przez komisję i kolegium redakcyjne.
- Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany kolejności wystąpień.
- Prezentacja nie może zawierać elementów naruszających prawa osób trzecich lub mogących stanowić czyny nieuczciwej konkurencji.
- Zgłoszony czas prezentacji nie może być przekraczany, a Organizator zastrzega sobie możliwość przerwania prezentacji po upływie przeznaczonego na nią czasu.
- Czas rozpoczęcia prezentacji odnotowywany i kontrolowany jest przez Organizatora.
- Sprzęt techniczny, przy pomocy którego prezentacja będzie przeprowadzona, powinien być sprawdzony w przerwie poprzedzającej wystąpienie.
- Wszelkie dodatkowe elementy promocji firmy w trakcie prezentacji muszą być wcześniej uzgodnione z Organizatorem.
- Wszelki udział, reklama i prezentacja firm trzecich w trakcie prezentacji muszą być wcześniej uzgodnione z Organizatorem.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie stanowiące własność prezentera.
-
Odpowiedzialność
- Organizator ma prawo obciążyć uczestnika kosztami zastępczego przeprowadzenia prelekcji w kwocie 3000 zł netto w wypadku gdy uczestnik, prelegent zrezygnuje z wystąpienia bez poinformowania organizatora co najmniej na dwa tygodnie przed konferencją.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość danych zamieszczonych w imieniu uczestnika.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść materiałów i formę przekazu przedstawione przez uczestników/ partnerów.
- Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z forum jak i poza nimi.
- Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas konferencji.
- Organizator nie odpowiada za treść materiałów reklamowych partnerów i uczestników związanych z konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób lub ubytki, uszkodzenia i zniszczenia eksponatów podczas Forum.
- Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, eksplozją, zalaniem, przerwą w dostawie wody, uderzeniem pioruna i innymi tego typu przyczynami, a także innymi działaniami, którym można przypisać określenie siły wyższej.
- Uczestnik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Organizatora o powstałym wypadku lub zaistnieniu innej szkody.
- W przypadku odwołania Forum z winy organizatora, Organizator zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Uczestników oraz zwrotu należności.
- W przypadku przesunięcia terminu Forum z winy Organizatora, Organizator zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Uczestników oraz zwrotu należności w przypadku otrzymania rezygnacji Uczestnika z udziału w forum w związku z przesunięciem terminu jego odbycia.
- W przypadku, gdy konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od organizatora, lub zostanie zmieniony jej termin uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu poniesionych kosztów.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne nieporozumienia wynikłe ze spotkań Networkingowych pomiędzy uczestnikami.
-
Dane osobowe
- Organizator zastrzega sobie prawo do przetwarzania danych na potrzeby konferencji przez organizatora oraz partnerów.
- Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. 2018, pozycja 1000.) Organizator konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom, za wyjątkiem partnerów organizacyjnych.
- Uczestnicy konferencji wyrażają zgodę na udostępnienie swoich danych osobowych (imię, nazwisko, stanowisko oraz nazwa firmy/instytucji i służbowe dane kontaktowe) w materiałach konferencyjnych oraz imiennym identyfikatorze konferencyjnym oraz liście uczestników spotkania, udostępnionych innym uczestnikom obrad.
-
Warunki wystawienia stoiska
- Przestrzenie przeznaczone pod powierzchnie wystawiennicze dla firm dostawców będą wydzielone przez organizatora poza pomieszczeniem przeznaczonym na części prezentacyjne i bankietowe Forum.
- O umiejscowieniu stoiska decyduje Organizator.
- Organizator udostępnia stoisko lub powierzchnię wystawienniczą w celu jego wykonania w terminie uzgodnionym indywidualnie z wystawcą.
- Wystawca jest zobowiązany do przygotowania stoiska oraz jego demontażu w czasie wyznaczonym przez Organizatora.
- W przypadku gdy stoisko jest niestandardowe – jego projekt należy przedstawić Organizatorowi i uzgodnić szczegóły.
- Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany lokalizacji stoiska, jeżeli przydzielone miejsce nie spełnia warunków technicznych projektu lub jego realizacja jest niezgodna z przepisami BHP i PPOŻ.
- Organizator zastrzega sobie wyłączne prawo do zagospodarowania zewnętrznych ścian stoiska jeżeli takowe będą.
- Organizator zastrzega sobie prawo odmowy zezwolenia instalowania eksponatów, które uzna za niebezpieczne bądź uciążliwe.
- Wszelki udział, reklama i prezentacja firm trzecich w obrębie stoiska muszą być wcześniej uzgodnione z Organizatorem.
- Lista eksponatów wartościowych, prezentowanych na stoiskach, powinna być zgłoszona do Organizatora przed rozpoczęciem Forum.
- Eksponaty wartościowe powinny być zabezpieczone przez Wystawcę bądź przekazane do depozytu Organizatora.
- Eksponaty nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, pokazy sprzętu nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się Uczestników i zwiedzających.
- Za zaginione i nie zgłoszone pisemnie przed rozpoczęciem imprezy oraz nie przekazane do depozytu eksponaty, Organizator nie ponosi odpowiedzialności.
-
Postanowienia końcowe
- Administrator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w Regulaminie.Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń uzgodnionych między Uczestnikiem a Organizatorem oraz przyjętych ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w tym zakazu podawania osobom w stanie nietrzeźwości napojów alkoholowych, a w przypadku gdy swoim zachowaniem dają powód do zgorszenia w miejscu publicznym, znajdują się w okolicznościach zagrażających ich życiu lub zdrowiu albo zagrażają życiu lub zdrowiu innych osób do powiadomienia właściwych organów porządku publicznego.
- Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w konferencji, których nie uda się rozstrzygnąć metodami polubownymi będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.